O eSocial entrou em vigor em 01/01/18, onde a maioria dos Condomínios deveriam se enquadrar e iniciar a operação em 01/07/18.
Pois a utilização é obrigatória a partir de janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais e, a partir de 1º de julho de 2018, a todas os demais empregadores do país.
O eSocial é um sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas com o envolvimento da Receita Federal, do Ministério do Trabalho, do INSS e da Caixa Econômica Federal, o qual padroniza a transmissão, validação, armazenamento e distribuição de informações feita pelo condomínio integrando e agilizando a gestão das informações pelo governo.
Através do sistema eSocial todos os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa; CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; GPS – Guia da Previdência Social
Quais as mudanças com eSOCIAL
As mudanças afetam os condomínios que possuem funcionários, onde as rotinas trabalhistas como admissões, aviso e pagamento de férias, desligamentos, não poderão mais ser retroativos como usual nos dias de hoje.
O condomínio passa a ter que fazer um planejamento e as informações deverão ser enviadas em tempo real, por exemplo no caso de uma admissão, as informações deverão ser encaminhadas via sistema com as informações da contratação, dados pessoais e informações trabalhistas um dia antes de o funcionário iniciar o trabalho.
As informações enviadas via eSocial serão as informadas ao governo atualmente, como:
- Admissão e demissão de funcionários
- Horas extras
- Férias
- Acidentes de trabalho
- Declaração de Imposto de renda retido da fonte
- Informações de Seguridade Social
No caso de férias, não se pode colocar o empregado em férias e antes de formalizar via sistema, caso isto ocorra o condomínio estará descumprindo os prazos previstos na legislação e ficará sujeito a multa.
No caso de demissão de funcionário se o respectivo aviso prévio for comunicado com antecedência, os registros de periculosidade e insalubridade devem ser precedidos pela informação de agentes nocivos e uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). Também os atestados de saúde só serão aceitos se respeitarem a periodicidade estabelecida pelo eSocial.
Outro ponto de mudança diz respeito ao cumprimento das normas de Medicina e Segurança do Trabalho, onde os laudos médicos e atestados obrigatórios deverão sempre estar dentro da validade e caso o condomínio não possua esses documentos deve entrar em contato com a contabilidade para buscar informações e providenciá-los antes mesmo de o eSocial entrar em vigor.
As administradoras
Sua administradora, escritórios de contabilidade, devem estar preparados a mais esta responsabilidade, caso contrário o condomínio poderá receber multas ou notificações.
No caso de condomínios que contam com o serviço de uma administradora não serão muito impactados pela mudança, uma vez que a prestadora de serviços é quem transmitirá as informações pelo novo sistema, mas cabe ao condomínio exigir que a administradora esteja pronta, para a mudança
Auto-gestão
Os condomínios que optam por autogestão também devem se informar, principalmente com o contador que cuida dos registros do condomínio, para saber como irão aderir à mudança.
A empresa que faz a folha de pagamento dos funcionários provavelmente deverá oferecer um módulo de acesso ao eSocial.
Mudança cultural
Se faz necessário uma mudança cultural e recomendamos elaboração de processos claros com responsáveis e prazos, como por exemplo todas as admissões deverão passar pela administradora, assim como informações referentes às férias ou acidentes de trabalho, pois com o eSocial, o esperado é que esse tipo de informação chegue mais rápido, e com mais qualidade, ao governo.
Terceirizados
Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial trará mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.
eSOCIAL PARA OS CONDOMÍNIOS E ADMINISTRADORAS, INFORMAÇÕES E CRONOGRAMA
