Acabou de ser eleito síndico, seja profissional ou voluntário, a administração de um condomínio exige conhecimento, tempo e tranquilidade para tratar os conflitos e problemas do dia a dia. Pois ser síndico é uma função que tem entre outras funções a responsabilidade de resolver problemas de infraestrutura, chamar a atenção de vizinhos, apartar brigas,
Para que tudo dê certo, resumimos os pontos básicos que irão contribuir para sua gestão. Então a primeira dica é o planejamento de ações: faça uma análise da situação do condomínio, o saldo em caixa, nível de inadimplência, gastos e outras pendências. Assim, você terá uma visão mais clara sobre qual caminho seguir.
Em seguida, analise como foi a gestão anterior, principalmente em relação à prestação de contas, e aplique ações onde identificar falhas e oportunidades para reduzir os gastos mantendo no mínimo o mesmo padrão de qualidade nos serviços que já estavam sendo prestados aos condôminos, posteriormente promova melhoria na eficiência dos processos, ou seja, não saia fazendo ações imediatamente, após seu mandado, entenda o por que as coisas estão no modo que você encontrou.
Analise os temas administrativos, a Lei dos Condomínios, o Regimento Interno do local que você vai gerenciar financeiros e jurídicos, e realize um diagnóstico dos sistemas do edifício, os contratos vigentes e as manutenções que foram e necessitam ser realizadas.
Mas o edifício em si demanda de ações que mantem seu valor no mercado, e com certeza os demais moradores, que o elegeram, depositaram em suas mãos a responsabilidade de garantir o valor de seu patrimônio e valoriza-lo, o mesmo irá ocorrer, por meio de ações de manutenção e reformas, os quais a CONDOMÍNIO EM ORDEM, foi criado, para lhe trazer conhecimento técnicos, mínimo necessário, para que você possa saber das necessidades dos sistemas e poder contratar empresa, sem a sensação de estar sendo passado para traz, conte conosco e acessem nossos artigos e entenda como o edifício demanda de acompanhamento técnico, no mesmo nível do administrativo e jurídico.
O seu próximo passo deve ser uma conversa com outros moradores para formar uma equipe e, sempre que ocorrer algum problema, você estará seguro e cercado de pessoas de confiança com competências para te ajudar a solucioná-lo. É muito importante, ainda, conquistar a confiança dos moradores por meio da transparência, principalmente sobre as contas do condomínio, para ganhar credibilidade, e estabelecendo também sempre um horário de trabalho para que seu momento de descanso não seja prejudicado.
Para adotar as medidas mais adequadas e organizar as principais áreas do condomínio, você precisa construir uma gestão prática e otimizada, considerando todas as obrigações legais como prestação de contas, contratação de seguro edificação e realização de obras. Fique atento a tudo:
- A transição, necessita ser registrada, atualize e acompanhe o cadastro do CNPJ (Receita Federal) e a Certificação Digital nos órgãos municipais.
- Convenção e o Regimento Interno, no caso de prédios novos, é necessário criar e aprovar a Convenção e Regimento Interno do condomínio, pois esses documentos irão ditar os direitos e deveres dos condôminos, no caso de condomínios que já possua os documentos, analise se há pontos que podem ser melhorados, e se há interesse dos demais moradores em tais mudanças, e faça o que for necessário fazer.
- Saldo Bancário, é preciso confirmar o saldo bancário do condomínio, somente a partir disso, é possível planejar ações futuras.
- Documentação, marque uma reunião com o antigo síndico para receber toda a documentação. Ela deverá ser listada e protocolada posteriormente.
- Vencimento de contratos, confira o vencimento de todos os contratos preestabelecidos para não haver lacunas em prestação de serviços essenciais para o funcionamento e segurança do condomínio.
- Manutenção, verifique os prazos de todos os itens do prédio (Extintores, mangueiras de incêndio, para-raios, iluminação de emergência, instalações elétricas e elevadores etc.) e se seu edifício, não possui um plano de manutenção formal em atendimento a norma ABNT NBR 5674 implante, pois o mesmo será exigido por lei em breve o custo será maior, devido a demanda, e o mesmo irá contribuir com sua gestão, fazendo com que os investimentos na infraestrutura, sejam planejados e não mais corretivos ( e mais caros desta maneira). Caso não tenha conhecimento técnico, tenha assessoria de um técnico para tomada de decisões.
- Pagamentos pendentes, caso haja contratos em andamento, é preciso observar se há pagamentos em aberto. Caso haja, é função do novo síndico quitar esses valores.
- Inadimplência, tão comum nos condomínios, e você precisa se certificar se há algum caso na época de sua posse e promover a solução dos mesmo de forma consensual ou jurídica.
- Funcionários, reúna os funcionários do condomínio, apresente-se e explique como planeja sua gestão. Certifique-se de que todos que trabalham no prédio estão registrados, inclusive os aposentados.
- Seguro Predial Obrigatório, todo edifício é obrigado por lei a ter um seguro contra incêndio, destruição total ou parcial. É função do síndico certificar-se de que o seguro está em dia.
- Previsão Orçamentária – É preciso ter transparência e planejamento em uma gestão bem-sucedida. A previsão orçamentária é um guia de como será o gasto do condomínio em um período de tempo. Mesmo assim, nada pode ser feito sem aprovação em assembleia. Onde se necessário, você deverá estar bem embasado, para propor os ajustes nos valores do condomínio, nossa recomendação, é que durante sua gestão, não deixe longos períodos sem atualização destes valores, pois se assim o fizer, quando necessário o reajuste será muito alto, e trará conflitos internos.
Lembre-se, ser eleito sindico é um voto de confiança em seu trabalho e seu papel não será simplesmente ser vamigo de todos, diminuir valores condominiais e deixar as regras do condomínio, somente para as pessoas que não são seus amigos, seu papel é atender as definições legais de seu cargo e promover a valorização do patrimônio de todos.
