CONTRATAÇÃO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

A seleção, contratação e avaliação de fornecedores são pontos importantes para a gestão de compras, afinal de contas para que a seu condomínio não possua desperdícios, ou gastos desnecessários, os produtos e serviços utilizados devem possuir qualidade, o que significa que os  fornecedores devem estar alinhados ao que um bom gestor espera.

Quando isso não acontece, o resultado é prejuízos nos quesitos qualidade, custo e entrega. Por isso, ao avaliar os fornecedores, é importante que você possua critérios bem delineados e que estejam de acordo com as boas práticas, onde um prestador de serviço ruim, jamais deverá ser reutilizado.

Vamos passar orientações básicas que visam orientar quanto aos processos de gestão relativos aos fornecedores, promovendo a interação entre o seu condomínio e seus fornecedores na busca contínua da qualidade, orientando quanto aos processos de:

Para cotação de serviços se atente aos mais estes detalhes:

1. Cadastro de fornecedores; o condomínio deve possuir um cadastro de fornecedores, os quais recomendamos que sejam parceiros, os quais devem ser constantemente monitorados quanto suas reclamações em sites apropriados, e regularidade junto aos órgãos públicos;
2. Cadastro de materiais e serviços; os materiais e serviços, devem ser planejados quanto a sua necessidade e periodicidade de reposição, com uma descrição completa do serviço ou produto pretendido, e se o mesmo possui ações após a entrega, como por exemplo manutenções de equipamentos e quais são necessárias, a vida útil o produto oferecido e se os custos pós entrega.
3. Processo licitatório; a cotação deverá ser igualitária em suas propostas, e jamais o preço deverá ser o único fator decisório na contratação;
4. Valores atrelados; muitos produtos e serviços, demandam de valores atrelados, como por exemplo transporte, entrega, içamento, instalações, armazenamentos etc., os quais devem ser descritos, para efeito de comparação até a completa funcionalidade do que está sendo adquirido; O valor da maior vida útil, deve ser prevista, por esta razão os tomadores de soluções, devem se atentar para que recebam estas informações, assim como se o que está recebendo é alinhado ao produto já existente e qual não vá comprometer o sistema
5. Processo de entrega e recebimento; se aquilo que está sendo comprado, necessita de ações para o perfeito recebimento, armazenamento, estas devem ser descritas pelos fornecedores, sob o risco de perda de garantia;
6. Avaliação de fornecedores; todo fornecedor deve ser avaliado, quanto ao atendimento do que foi proposto, prazos e atendimento, estas informações são importantes para a criação de uma carteira de parceiros que atendam seu condomínio da melhor maneira possível, independente de quem contrata. Estas avaliações devem possuir indicadores de avaliação.

O Processo de Compras de Materiais e Equipamentos e contratação de serviços para seu condomínio é um ponto que requer especial atenção da boa Gestão, pois tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas e por fim verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado ou contratado.

A necessidade de se comprar cada vez melhor é essencial para reduzir custos e aperfeiçoar o equilíbrio econômico financeiro do Orçamento, buscando sempre a equação ideal, através de ações que busquem manter níveis adequados de almoxarifado e de racionalizar seu uso, evitando desperdícios, extravios entre outras situações de perdas.

A seleção de fornecedores, bem como a manutenção de um cadastro amplo dos mesmos, nos mais variados segmentos comuns a vida em Condomínio é considerada igualmente posto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e a qualidade de seus produtos, desta forma, com a manutenção de um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas de forma transparentes, muitos problemas serão evitados em revisões futuras.

Atualmente, dado o volume de compras e contratações dos grandes Condomínios, o Síndico, normalmente assessorado pelas Administradoras deve possuir um elevado grau de conhecimento, sendo capaz de comandar a negociação, de forma que possa conduzir eficazmente suas compras.

A coleta de preço, somente deve ocorrer, após estudo da real necessidade da contratação e definição clara do que se deseja, para que as cotações possam ser comparadas em igualdade. Uma boa pratica é que a cotação e o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada, não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data do recebimento pelo Condomínio, ser mantida ao alcance por qualquer morador ou até mesmo auditado por empresa independente se necessário.

As contratações devem ser manuseadas com atenção, pois suas informações não pertencem somente ao comprador, mas também a qualquer outra pessoa que possua atribuição para questionar, (moradores, próximo sindico, conselho fiscal etc.) as cotações de valores devem ser detalhadas de modo que as cotações recebidas correspondam exatamente ao preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras decorrentes de insuficiência de dados ou das características exigidas.

Uma má pratica do mercado, é o envio de informações incompletas e redações que possam gerar duplo sentido, de modo ilustrativos vamos usar um caso real identificado em um condomínio de São Paulo que desejava instalar um gerador de energia, não previsto em projeto. Onde o menor preço de uma das propostas, era justamente pois não constavam o içamento, do motor, e a interligação ao sistema existente, onde uma pessoa com menor conhecimento técnico, poderia ser levado ao erro de contratar, mas que quando recebesse o produto (gerador de energia) o mesmo seria descarregado na rua, e não haveria ligação, quando questionamos os valores aquela empresa destes serviços não previstos, a cotação de mais barata se tornava a mais cara. E consequentemente a menos vantajosa ao condomínio, não somente pelo valor, mas pela índole do fornecedor que com certeza traria muitos problemas a gestão em decorrência da “má intenção”.

Para contratação de serviços se atente aos mais estes detalhes:

1. Não tenha como critério da escolha apenas o menor preço, o que pode comprometer a qualidade do trabalho e o prazo de entrega .
2. Exigir da empresa um contrato com a especificação detalhada de todos os serviços, mantenha por escrito as datas de entrega das etapas da obra, conforme o planejamento prévio.
3. No caso de empregados a empresa deverá comprovar que todos sejam registrados.
4. Dependendo do porte da obra contratada, exija da empresa prestadora de serviços os dados do profissional habilitado (engenheiro, arquiteto, advogado, medico etc) responsável e a contratação de seguro de responsabilidade civil para obras, visando eventuais acidentes com visitantes ou moradores,
5. Em obras de grande porte recomendamos a contratação de seguro de vida para os funcionários que vão trabalhar no condomínio.
6. Exija cópias do contrato social da empresa e certidões negativas dos cartórios, Receita Federal e INSS.
7. Exija que a empresa forneça e se responsabilize pelo uso de equipamentos de segurança para os funcionários que irão trabalhar na obra.

Portanto em um resumo simples, não contrate somente pelo menor valor de proposta, se sim pela que possuir a melhor solução técnica para seu condomínio e com uma solução financeira adequada pois NEM SEMPRE CONTRATAR O MENOR PREÇO É CONTRATAR O MAIS BARATO.

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