SAÚDE FINANCEIRA E CONTÁBIL
A vida em condomínio vai além de morar, trabalhar, ter lazer, tudo em um único lugar, hoje os condomínios se tornaram centros urbanos o qual demanda de um gestor de um complexo sistema. Pela abrangência da atividade, o síndico exige do Administrador de Condomínios uma gama de conhecimentos em campos muitos variados, tais como Direito, Engenharia, Administração, Relações Humanas, Economia e Financeira e contábil, mas nunca como nos últimos tempos, principalmente devido à sobrecarga das obrigações de ordem fiscal e legal.
A demanda por serviços das mais variadas especialidades e gestão de um patrimônio de diversos donos, requer a personalização e aperfeiçoamento dos conhecimentos técnico, administrativo, atrelado a recursos humanos qualificados necessários para sua manutenção e pleno funcionamento.
IMPACTO DIRETO NA OPERAÇÃO
Nos últimos anos, o assunto manutenção e gestão das garantias tomou maior relevância, e os menos atualizados, estão gerindo empreendimento, que possuem receitas e volumes de trabalhos, maiores de pequenas cidades por exemplo, com pouco conhecimento dos passivos que estão sujeitos.
Este quadro formado desencadeou um processo de profissionalização na administração de condomínios, tornando-a mais complexa e cheia de responsabilidades. A CONDOMÍNIO EM ORDEM, nasceu, com o intuito se tornar o braço direito dos gestores de condomínio, para assuntos técnicos, pois observamos um grande desenvolvimento de ferramentas administrativas e jurídicas, mas pouco se descreve a conteúdo técnico, fato que levou os empreendimentos, em muitos casos a estarem administrativamente corretos, mas com suas manutenções e condições de segurança comprometida. Mas não podermos negligenciar a importância administrativa e financeira, pois elas que demandam os recursos para a perfeita manutenção e garantia de segurança dos empreendimentos.
Se levarmos em conta que os serviços burocráticos disponibilizados aos diversos tipos de condomínios (residenciais, comerciais, flats e shoppings) extrapolam aqueles comumente oferecidos, como emissão de boletos de taxas condominiais, administração de pessoal, balancetes mensais, entre outros, constata-se que as administradoras, devidamente habilitadas e registradas oferecem uma gama de informações, assessorias e serviços hoje fundamentais ao bom funcionamento de seus clientes, no caso, os condomínios.
Dentre os diversos serviços de suporte que as empresas disponibilizam, devemos reforçar a seguinte questão: Além de possuir profissionais capacitados e qualificados, as administradoras atuam assessorando diretamente na resolução de problemas, apresentando soluções viáveis como, por exemplo, as que ajudam a minimizar os custos condominiais por meio de uma previsão orçamentária bem elaborada; oferecem suporte jurídico, técnico, contábil e administrativo, contribuindo para manter o condomínio em dia não só em termos de legislação, mas também no que tange ao aspecto “valorização imobiliária‘. Outro fator a considerar, é sua atuação como mediadoras de conflitos, pois, ao participar de assembleias gerais de condôminos, as administradoras podem interferir positivamente sugerindo medidas coerentes e conciliadoras.
Mas isto tem ocorrido de forma efetiva para gestão das manutenções? Nossa percepção é que nem todas as administradoras, prestam o assessoramento técnico necessário, para que os condomínios, possam estar alinhados e tenham suas garantias, segurança e valorização em dia e em conformidade com o esperado com os proprietários ou investidores de imóveis.
É muito importante que a gestão financeira do condomínio seja priorizada e organizada antes de qualquer ação de qualquer outro tipo de gestão, para isto é importante ter cuidado especial com o planejamento e controle da finanças, obrigações e fluxo de caixa, bem definido, um bom exemplo de um erro recorrente, é a falta do planejamento das manutenções dos empreendimentos, onde algumas ações que possuem custos elevados, não possuem um fundo de reserva planejado e previsto, e o gestor recorre aos famosos rateios. Se você é gestor do empreendimento, sindico ou algo que o vale, saiba que exceto pelo caso de um infortuito no empreendimento, o uso de rateio e evidencia de má gestão.
Por isso, mesmo que o síndico não tenha formação financeira ou identificação com o assunto, é obrigatório que tudo seja organizado, registrado e informado da forma correta, tornando-se perigoso o controle somente informal. É para esses casos que softwares financeiros foram criados, para que o planejamento e controle financeiro do condomínio aconteça, mas simplificando o cotidiano de quem tem que lidar de forma clara e cuidadosa das questões financeiras de um local, disponibilizando todos os recursos necessários, e que tenham fácil uso para quem não tem um cargo financeiro de formação. Assim como o planejamento anual de contas, que jamais deve ser do modo, de ajuste do ano anterior, necessitando um planejamento detalhado de o que o quando haverá as despesas rotineiras, as despesas ordinárias, e até um fundo de reservas para os imprevistos.
IMPACTO DA CORRUPÇÃO
Outro ponto, que se faz necessário, e a cotação de propostas, com escopos bem definidos e fugir, das “indicações” de pessoas mal-intencionadas, pois infelizmente, sempre ouvimos histórias de corrupção em condomínios, seja por pagamento de propina, ou contratações não pelo aspecto técnico e solução e sim por preço ou por empresa de conhecidos, ou indicados por pessoas inescrupulosas.
A contabilidade de um condomínio sempre gera dúvidas, como por exemplo, quem deve fazer a prestações de contas? O síndico tem conhecimento técnico para elaborar balanços? As administradoras são contratadas para prestar também serviços contábeis? Como os moradores podem ter certeza que as finanças do prédio estão em dia?
A contratação de um profissional da Contabilidade pelo condomínio depende do bom senso, já que, por lei, ele não tem essa obrigação, mas a mesma deve ser utilizada como uma ferramenta para o controle, as tomadas de decisões e para demonstrar aos moradores se os recursos pagos por eles estão sendo bem empregados.
Em princípio o sindico é o responsável pela área financeira e contábil durante o período do seu mandato, onde recomendamos que os mesmos contem com o apoio de um profissional capacitado para fazer e auditar as prestações de contas.
Como nem sempre há uma administradora auxiliando na gestão do condomínio, o sindico deve possuir a capacidade técnica de administrar e neste caso realizar a autogestão, caso o sindico não possua estas habilidades, deve contratar uma administradora que facilitará o seu trabalho. Lembrando que esta contratação deverá ser aprovada em assembleia dos moradores, aqui fica uma dica, cuidado na contratação deste prestador de serviço, exija comprovação de capacidade técnica para este serviço, certidões de idoneidade, e defina com clareza o escopo da prestação de serviço e responsabilidades.
CONTABILIDADE
O assunto contabilidade em condomínio é regido pelo Novo Código Civil, de 10 de janeiro de 2002, que informa a obrigatoriedade das prestações de contas. Mas não existem leis ou ordenamentos que exijam regras para escriturações contábeis em condomínios. Infelizmente, isso permite que as pessoas elaborem demonstrativos simplórios e não elucidativos. Essa não obrigatoriedade de os condomínios contarem com um profissional legalmente habilitado, profissional da Contabilidade é tema de muitas discussões em assembleias.
Os moradores, podem e devem acompanhar a Contabilidade do condomínio, participando das assembleias, também devem ficar atento aos comunicados gerados pelo síndico ou pela administradora em relação à rotina no condomínio, no caso de o morador possuir capacidade técnica pode solicitar e verificar os demonstrativos de despesas e contabilidade das mesmas, aprovadas pelo conselho fiscal do condomínio.
FRAUDES CONTÁBEIS
Não é incomum, observamos fraudes na área contábil em condomínios, mas as mesmas podem ser evitadas, pois geralmente, estão na manipulação das despesas: compra de produtos majorados, recebimento de propina, emissão de notas fiscais frias e recibos falsos, um modo de para evitar fraudes é o acompanhamento severo, por parte dos moradores, da aquisição de bens e serviços, dos preços, das cotações.
A contabilidade de um condomínio, necessita descrever as informações contábil e deve rigorosamente ficar atento às normas contábeis, não permitindo que as informações sejam levianas. Deve também questionar as administradoras e cobrar o envio por escrito de informações precisas. Assim, o profissional contábil que atende ao condomínio fará uma excelente demonstração das receitas, despesas e investimentos.
Uma boa gestão de um síndico ou uma boa administradora, cientes da responsabilidade fiscal que está inserida no novo Código Civil, deve contratar um profissional contábil legalmente habilitado para fazer as demonstrações contábeis do condomínio e recomendamos a contratação de uma auditoria das prestações de contas.
CONSELHO FISCAL
Como determina o Art. 1.356 do Código Civil, poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico. Contudo, é preciso ressaltar a definição jurídica de Condômino neste caso, a composição do Conselho deve seguir a Convenção e o Condômino é o Proprietário da unidade.
Conforme o Art. 1. 334 – parágrafo 2º: São equiparados aos proprietários, para os fins deste artigo, salvo disposição em contrário, os promitentes compradores e os cessionários de direitos relativos às unidades autônomas.
O Conselho Fiscal tem papel fundamental na assessoria do Síndico, especialmente nos condomínios de grande porte, evitando ou impedindo fraudes ou desvios de verba dos condôminos por parte do síndico. Se a convenção do condomínio não conceder ao conselho fiscal outras atribuições, sua responsabilidade será dar parecer sobre as contas do síndico, anualmente, na ocasião da Assembleia Geral Ordinária prevista no Art. 1.350 do Código.
A instituição de um Conselho para o auxílio do Síndico já havia sido abordada antes da promulgação do Código Civil de 2002, pela chamada Lei do Condomínio (4. 591/64) que previa o chamado de Conselho Consultivo. Contudo, apesar de em essência serem o mesmo órgão, há quem não concorde com a ideia de que fiscal e consultivo assumam as mesmas responsabilidades, já que conforme o art. 23 da Lei de 1964, o conselho consultivo é obrigatório, devendo constar na convenção.
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