Somente na cidade de São Paulo a arrecadação dos condomínios gira em torno de R$ 10 bilhões/ano.
É um valor muito expressivo que os condomínios movimentam. Somado a isso, a gestão condominial está ficando cada vez mais complexa, por isso, o síndico precisa estar muito atento como ele faz a gestão financeira e a prestação de contas dessa gestão.
Vivemos numa época em nosso país, onde escutamos com frequência sobre a importância de transparência e isso, também, se aplica aos condomínios. A seguir veja 4 dicas de como fazer uma boa prestação de contas.
1 – Como é feito o processo de prestação de contas do condomínio?
O síndico precisa ter em mente que a prestação de contas não é mera formalidade. Está na Lei, mais especificamente no Código Civil artigos 1348 e 1350. O processo de prestação de contas começa na primeira operação financeira da gestão do síndico, isso porque, ele terá que prestar contas do resultado de todas as operações sob a sua gestão.
Por isso é importante ter a documentação correta para cada operação, por exemplo, se é um pagamento é preciso ter um documento válido, seja uma nota fiscal ou uma RPA.
O síndico também não pode esquecer que ele precisa seguir a Previsão Orçamentária aprovada na Assembleia Geral Ordinária, também, não é uma mera formalidade, está na Lei (artigos 1348 e 1350 do Código Civil).
2 – Como a prestação de contas deve ser apresentada aos condôminos?
Tem um ditado que é atribuído ao imperador romano Júlio Cesar que diz: “A mulher de Cesar não basta ser honesta, tem que parecer honesta.” O síndico não basta ser honesto ele precisa parecer honesto e a prestação de contas e um elemento importante nisso.
É importante o síndico divulgar de forma ampla a prestação de contas, por exemplo, através do portal do Condomínio para que os moradores tenham acesso. Não deve haver segredos.
De acordo com o Código Civil (artigo 1348), o síndico tem duas formas de prestar contas, anualmente ou quando solicitado.
Quando um condômino tiver dúvidas é recomendado que o síndico marque um horário com ele, leve a documentação, leve alguém do Conselho e após as explicações para o condômino fazer uma ata.
Anualmente, na Assembleia Geral Ordinária, é recomendado que o síndico apresente o resumo da evolução dos saldos das contas do condomínio. Explicar as principais variações da previsão orçamentária, despesas extraordinárias e a execução dos valores de obras aprovadas em Assembleias.
Apresentar os status dos processos judiciais em andamento, caso tenha. Se for possível, ter disponível as pastas do condomínio, caso alguém queira fazer uma consulta. Apresentar as principais certidões negativas, por exemplo, INSS, FGTS e Receita Federal. Apresentar de uma forma consolidada como está a situação de outras obrigações, como AVCB, Laudos, Seguro e outras obrigações que o síndico achar importante apresentar.
A participação de um Auditor Independente pode contribuir muito para a transparência na apresentação da prestação de contas.
3 – Como deve ser feita a organização das pastas para consulta posterior?
Hoje muitas administradoras e condomínios disponibilizam a pasta de prestação de contas em portais na internet ou intranet, mas isso não eximi a elaboração da pasta física para arquivo e consulta dos moradores.
É recomendado que as pastas sejam organizadas com divisões de receitas, posição de inadimplentes atualizada, status dos processos judiciais, tipo de despesas, demonstrativos das movimentações. Essas são recomendações mínimas.
Os moradores devem ser comunicados que as pastas estão disponíveis para consultas.
4 – Em casos de não aprovação, o que deve ser feito?
É importante os condôminos separarem a insatisfação com a gestão operacional do síndico com a análise da prestação de contas no momento da aprovação das contas. Pode acontecer de o síndico não ser um bom gestor operacional, mas ele fez uma boa gestão financeira.
É preciso analisar a causa do motivo da reprovação das contas e traçar um plano de ação, por exemplo:
- Há uma situação que precisa de mais explicações por parte do síndico? Talvez, seja melhor considerar o ponto como uma ressalva e aprovar as contas, estabelecendo um prazo para o síndico explicar melhor o assunto.
- Há provas que houve alguma fraude? Talvez, o melhor seja destituir o síndico e contratar um advogado para iniciar procedimento judicial, caso o síndico se recuse a restituir o valor fraudado.
- Há sérias dúvidas sobre a prestação de contas, mas não há evidências? É recomendável a contratação de uma empresa de Auditoria.
Ou seja, a ação depende da causa da reprovação.
Conclusão
A gestão condominial está ficando cada vez mais complexa, por isso, o síndico precisa estar muito atento sobre o processo de prestação de contas do condomínio, não se trata de mera formalidade, é uma obrigação legal.
Além de uma obrigação, é também, uma grande oportunidade para o síndico exercitar a transparência da sua gestão.
