Nos âmbitos institucional e corporativo, Compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.
O termo Compliance tem origem no verbo em inglês to comply, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido.
Para uma pessoa comum, significa regras para não haver roubo ou desvio, aqui só usamos nesta chamada para ater sua atenção mesmo, pois o tema se demostrou relevante, desde que escrevemos o artigo CORRUPÇÃO EM CONDOMÍNIOS o qual em 1 semana se tornou a mais acessado dentre a centena de artigos que existem na CONDOMÍNIO EM ORDEM.
Como já descrevemos, os condomínios também sofrem com corrupção seja síndicos, administradoras e empresas, mas como saber se o valor que está sendo pago de condomínio pelos moradores, ou empresas no caso de edifícios comerciais, não tem sofrido desviados.
- Se faz necessária a análise se os critérios e procedimentos no processo de compra e contratação de fornecedores de serviços ou produtos são claros e cumpridos.
- Se o escopo das cotações estão melhor escritos e utilizam critérios e exigências técnicas ao invés de simplesmente a indicação de um conhecido
- Diferente do pensamento popular, o mais barato pode não ser a melhor contratação, portanto precisa ser verificado os critérios pois NEM SEMPRE CONTRATAR O MENOR PREÇO É CONTRATAR O MAIS BARATO, conforme descrevemos em outro artigo.
- Exigir a modernização das prestações de contas e cotação de valores, para que todos possam ter acesso a qualquer momento sobre qualquer operação, assim como as notas fiscais, pois não é incomum em auditorias que realizamos em condomínios, observarmos gastos pessoais nas notas fiscais de serviços ou produtos adquiridos pelo condomínio, em sua maioria no caixinha, mas que podem chegar a valores expressivos se não controlados.
- Verificar se o caixa para pequenas despesas possui registro em conta de adiantamento junto à administradora e, as prestações de contas devem ter registros no balancete do condomínio.
- Monitorar se as manutenções e obras nos Condomínio estão dentro do previsto pois a falta de planejamento contribui com as fraudes, com obras inacabadas e adendos aos contratos.
- Não é incomum nos depararmos com situações estranhas durante uma verificação rotineira, seja um bônus na TV a cabo grátis ou com valores de pacotes diferenciados a pessoas com poder de decisão em condomínios, pizzas para distribuição de panfletos, porcentagem nos faturamentos, mas não adianta falar aquilo que muitos já desconfiam, precisamos achar uma solução para extinguir isto do BRASIL e iniciarmos pela nossa casa.
- Se as obras estão ocorrendo com orçamentos fechados e alinhadas ao escopo completo solicitado, pois muitas vezes o menor preço na proposta se dá por falta de alguma etapa para a realização completa do serviço.
- Se esta implementada regra de que uma pessoa em assembleia, não possa ter diversas procurações para dominar as reunião e conduzir as deliberações do condomínio.
- Se não vem ocorrendo a guarda de valores sobre gestão pessoal de alguém do condomínio, seja em conta bancária ou até mesmo em espécie sob sua guarda, sejam recursos recebidos de cotas condominiais, aluguel de salão de festas, etc.
- Se o planejamento das manutenções estão implementadas e o condomínio atende a ABNT NBR 5674, norma de gestão das manutenções, em sua rotina, caso contrário o cenário de urgências de reparos continuará favorável aos desvios.
- A economia em não atendimento as normas (ABNT, ministério do trabalho, legislações trabalhistas, etc. ) ou contratação de empresas que não as respeitam, é um passivo enorme que o condomínio constrói, e que poderá representar como um desvio de dinheiro, pois o custo poderá recair sobre todos a qualquer momento.
- Verificar se todos os comprovantes de pagamento de impostos e encargos sociais, tarifas do condomínio, estão prontamente recuperáveis, pois já vimos casos de condomínios, que acreditavam cegamente que tudo estava em ordem, mas quando foram cobrados, os pagamentos nunca haviam sido realizados, ou até mesmo fraudados em seus comprovantes.
Em sendo identificado, situações claras de não atendimento a estes requisitos, uma comissão deverá ser formada, e discutida em assembleia contratação de auditoria independente, e se necessário um tribunal de conciliação poderá contribuir.
Não estamos generalizando, mas em nossas atividades, nos deparamos constantemente com estes pequenos desvios que contribuem para que muitos condomínios tenham problemas de caixa, ou que hajam conflitos intermináveis, por desconfiança, portanto a transparência é a solução.
Conforme já descrevemos em nome da ética e probidade, o sindico ou qualquer pessoa envolvida com os condomínios não devem aceitar presentes, descontos em produtos e serviços de empresas contratadas e caso a empresa insista em conceder o benefício, direcionar os mesmos em prol do condomínio/condôminos.
