Sempre que falamos em Assembleias de Condomínios, lembramos dos quóruns e todas as formalidades que de fato são importantes, mas muitas das vezes esquecemos, de pensar em diversas outras questões, que também são relevantes e podem de fato fazer a sua assembléia diferente, diante disso passaremos abaixo por diversos pontos práticos e jurídicos sobre o tema
Preparação anterior ao agendamento da assembléia
Antes de enviarmos de fato o edital, temos de nos preocupar com diversas outras coisas, tais como: saber qual é o anseio dos condôminos, saber o que eles querem discutir em assembléia, isso evita diversos conflitos, pois o interesse da coletividade é importante e o síndico tem que estar atento a esses detalhes; importante saber também, qual é o pleito do conselho que muitas das vezes representam o termômetro da vontade da coletividade, pois também são questionados no dia a dia; depois disso procurar saber se não temos pautas obrigatórias a serem tratadas, por exemplo, aprovação de contas anuais, previsão orçamentária, eleição de síndico, tendo pautas obrigatórias não podemos deixar de discutir o assunto, sob pena de ficarmos em mora e além disso darmos motivos a uma possível destituição; elaborada a pauta, precisa estudar os temas que serão tratados em assembléia; saber se não dependeremos de levar um especialista para tratar sobre a peculiaridade de cada assunto, por exemplo, vamos tratar de um assunto jurídico, levar um advogado e assim por diante; para não ser surpreendido na assembléia, analisar se não existe nenhuma pendência com a assembléia; ler as últimas atas para ter um amplo conhecimento das últimas decisões, isso mostra propriedade sobre o assunto; evitar muitas pautas, pois fica difícil discutir muitas pautas no mesmo dia; por fim se utilizar de meios eletrônicos para dar toda a publicidade necessária sobre o que será discutido, buscando assim, consultas e pesquisas para deixar para decidir na assembléia aquilo que é de fato essencial.
Convocação da Assembléia
Observar os prazos para elaboração e entrega dos editais, pois essa é uma formalidade essencial à validação da assembléia, tendo em vista que é direito dos condôminos e dever do síndico emitir o edital, dar publicidade e dentro do prazo estipulado na Convenção;
Municiar o condômino com o máximo de informação para dar condição de deliberar a matéria no dia da assembléia; os envios das cartas de edital de convocação devem ser por carta com aviso de recebimento e as que forem entregues no Condomínio, necessário o protocolo de recebimento, pois isso comprovará a data do recebimento do documento e isso é importante por conta do prazo que deve ser observado; analisar se algumas das pautas dependem de quórum específico para não acontecer nenhuma irregularidade no tocante a aprovação com quórum inferior ao exigido na Legislação;
No edital é importante constar a impossibilidade da participação e do voto do inadimplente, isso evita constrangimentos no dia da assembleia; colocar no edital que os ausentes deverão acatar as decisões tomadas na assembleia pelos que se fizeram presente, por fim, também é importante ressaltar as regras quanto as procurações, assim evita os abusos que normalmente acontecem.
Ambiente a ser realizado à Assembleia
É fato que as assembleias de condomínios são esvaziadas, infelizmente é costume, mas mesmo assim, sabemos que grande parte das pessoas que não comparecem, tem motivos para não comparecer, muitas das vezes se depararam com brigas, discussões, assembléias que foram até muito tarde.
Diante de tudo isso, fica claro que precisamos criar um ambiente melhor para que os condôminos possam se sentir convencidos a participar das assembléias, precisa ser criado um ambiente harmonioso, para tanto, as dicas são as seguintes: música ambiente no local, café, suco, água, chá ou refrigerante, biscoitos, salgados; em assembleias menores, sendo possível, é interessante sentar em círculo, isso ajuda na comunicação e faz com que todos sejam protagonistas; importante sempre iniciar no horário em respeito aos demais; sempre utilizar dos equipamentos áudio-visual (projetor, telão), visto que facilita o entendimento e a clareza; por fim, sempre manter todos os documentos (orçamentos, planilhas, saldos, CND do Condomínio, Regulamento Interno, Convenção Condominial e Códigos Civil) de forma bastante fácil, pois isso facilita no andamento e dá segurança aos demais condôminos.
Condução da Assembléia
De fato a condução da Assembleia é muito importante, pois é na Assembleia que se concretizará todo o planejamento que se deu através de meses de estudo, sendo assim, algumas formalidades se fazem necessárias, tais como: assinatura da lista de presença de forma bastante criteriosa, para permitir que somente proprietários assinem ou pessoas devidamente representadas, nesse momento é que se apura os inadimplentes e libera ou não o cartão de voto; importante mostrar a união do Corpo Diretivo como um todo, o aconselhável é que sentem juntos a mesa mostrando que estão em sintonia; após isso, é o momento de eleger um Presidente da Assembleia; o Presidente nomeará a secretária, que normalmente é a própria representante da Administradora; a leitura da ata anterior não é obrigatória, salvo tenha constado como pauta da presente assembléia; importante o Presidente seguir as pautas da assembléia não deixando os assuntos serem discutidos em pontos diferente; não discutir o que não estiver na pauta; sempre estipular tempos para as discussões; ao Presidente caberá a análise das procurações aceitando-as ou não; cabe também ao Presidente advertir o condômino que estiver tumultuando os trabalhos; está nas prerrogativas do Presidente até cancelar a assembléia caso perceba tumulto generalizado; discutida todas as matérias, cabe ao Presidente o fechamento da Assembleia.
Após a assembleia
Com o término da Assembleia o aconselhável é que a Ata já seja assinada pelo Presidente e pela secretária; posterior a assinatura a ata já pode ser divulgada internamente; paralelamente a Ata seguirá para Registro; por fim a Ata deve ser entregue no prazo de até 8 dias com cartas protocoladas e A/R
Assembléia Geral Ordinária
As assembleias podem ser Ordinárias tendo como pauta os itens abaixo:
- Aprovação das contas
- Previsão orçamentária
- Eleição de Síndico (a) – A cada um ou dois anos
Assembléia Geral Extraordinária
Podem também, as Assembleias serem extraordinárias, como por exemplo no caso das pautas abaixo, as assembleias extraordinárias normalmente tratam de assuntsos não esperados, assuntos não rotineiros e ordinários
- Aprovação de rateio para pintura
- Aprovação de rateio para obra na área comum
- Aprovação de padrão de envidraçamento das sacadas
- Aprovação de individualização da água
